Structureren met je tekstverwerker
Ben jij een student die de scriptie schrijft met MS Word? Dan ben je één van de velen. Maar als jij elke hoofdstuktitel handmatig in het juiste lettertype gaat zetten, en met behulp van de entertoets naar de volgende pagina doortikt omdat een nieuw hoofdstuk dáár moet beginnen, dan ben je helaas óók één van de velen. Dat is niet nodig en het kost een hoop tijd. Tekstverwerkers kunnen layout-taken van je overnemen en je helpen bij het structureren.
Tekstverwerkers hebben een aantal handige functies ingebakken die het structureren van een scriptie een stuk aangenamer maken. Een scriptie is al werk genoeg, dus alles wat je met weinig inspanning kunt automatiseren, loont de moeite. We bespreken hier die functies in MS Word, maar veel van die functies zitten in vrijwel elke tekstverwerker.
De meeste scripties hebben een indeling in hoofdstukken, en per hoofdstuk in paragrafen en subparagrafen. Sommige studenten vinden het nog handig om zelfs nog een niveau dieper te kunnen paragraferen, maar dat is vrijwel nooit echt van toegevoegde waarde. Koppen en subkoppen zijn namelijk bedoeld om sneller door de tekst heen te kunnen zoeken en om de lezer te kunnen prikkelen om zo de aandacht te krijgen of vast te houden. Als je hele pagina volstaat met vier of vijf lagen van rubricering, dan verliest die rubricering die functie en oogt het geheel niet extra gestructureerd, maar juist rommelig.
Dus: we hebben meestal twee of drie indelingslagen in een tekst:
Hoofdstuk 1
Paragraaf 1.1
Subparagraaf 1.1.1
Wat je kunt doen, is dat je aan de tekstverwerker duidelijk gaat maken dat je die indelingslagen gebruikt, zodat de tekstverwerker jou kan helpen bij structureren.
Het is de bedoeling dat die indelingslagen er allemaal iets anders uitzien. De hoofdstuktitels zijn meestal flink wat groter, de paragrafen zijn iets groter dan de standaardtekst en de subparagrafen zijn vaak alleen vet., maar als je, zoals op deze website, al je koppen in één kleur hebt, is het mooi om die lijn vast te houden. Als je de aandacht wilt vestigen op bepaalde stukken tekst – als je interviews hebt gehouden kun je bijvoorbeeld in je resultatenhoofdstuk de quotes willen benadrukken – dan is ook daar een iets afwijkende vormgeving een goed idee:
“Constistente vormgeving is belangrijk.” (René Rector)
Hoe precies titels, koppen en quotes eruitzien is hoofdzakelijk een kwestie van smaak. Non-fictie (wat je scriptie als het goed is is) gedijt het best bij een letter zonder schreefjes, maar verder is het vooral belangrijk dat je consistent bent in je vormgeving. Dus: is Hoofdstuk 1 in 24 pnt Calibri, dan moet Hoofdstuk 2 ook in 24 pnt Calibri, en niet in 30 pnt. Doe je voor Paragraaf 1.1 een witregel, dan voor paragraaf 1.2 ook. Enzovoort.
Tip: meteen doen
Doe de vormgeving zo vroeg mogelijk in het schrijfproces. Je hebt er dan zelf ook nog plezier van en je hoeft er later niet meer naar om te kijken.
Automatiseren (deel 1)
Tekstverwerkers bieden de mogelijkheid om de kopstijlen zoals je ze wilt hebben, éénmalig voor te programmeren. Daarmee krijg je een consistente vormgeving van die koppen en dat helpt heel erg bij een consistente vormgeving van het hele document, maar in de volgende stap zul je zien dat het niet alleen maar vormgeving is, maar dat het ook helpt bij het structureren van je tekst.
Hoe gaat het in z’n werk? Dat doe je als volgt:
Je selecteert de tekst die hoofdstuktitel moet worden. Je geeft die vorm zoals jij die wilt (of zoals de afstudeerhandleiding voorschrijft – bij sommige opleidingen is dat zo).
Vervolgens selecteer je in het Lint het tabblad ‘Start’. In dit tabblad staan al enkele kopstijlen. In deze Wordversie zijn dat Standaard, Geen afstand, Kop 1, Kop 2, Titel, enzovoort.
Een kookboekreceptje voor opmaakstijlen
Je hebt zojuist een opmaakstijl gedefinieerd. Dit proces herhaal je voor paragraafkoppen. Je selecteert een paragraafkop, geeft er de gewenste vorm aan, rechtermuisklikt op Kop 2 en werkt die bij en wijzigt dan de naam in ‘Paragraaf’.
Zodra je dit doet verschijn er in het lint ook een Kop 3 die je kunt gebruiken om op dezelfde manier een stijl aan te maken voor subparagrafen. De die-hards kunnen ook nog gaan voor de sub-subparagrafen.
Automatiseren (deel 2)
Als je verderop in de tekst een nieuw hoofdstuk wilt beginnen, zet je de cursor op een lege regel, je klikt in het lint op ‘Hoofdstuk’ en voilá… je hebt meteen de juiste vormgeving te pakken. En datzelfde geldt natuurlijk voor de (sub)paragrafen.
De volgende stap is om alles wat je tot nu toe aan tekst hebt, te doorlopen en van de juiste opmaakstijlen te voorzien. Ben je echt pas net begonnen, maak er dan een gewoonte van de opmaak meteen goed te doen. Het is secondenwerk; later je tekst doorlopen geeft altijd de kans dat je een paragraafkop overslaat. Al komen we daar verderop onder Structuurfouten opsporen op terug.
Waarom is dit nuttig?
Met het bovenstaande kookboekreceptje heb je jezelf getrakteerd op consistente vormgeving. Dat is relevant: tekst die slordgi oogt, wekt iritatie.
Kijk maar naar de vorige zin. Dit zijn dan twee spelfouten (slordgi is natuurlijk overduidelijk een vertikking, iritatie zou ook een gebrek aan spellingsvaardigheid kunnen zijn), maar een ratjetoe aan stijlen en stijltjes leest evenmin lekker. En waarom zou je degene die jou een goed cijfer moet geven gaan irriteren met een tekst waar hij of zij steeds is afgeleid door onvolkomenheden?
Er is echter meer resultaat dan consistentie: automatische inhoudsopgave en automatisch wit. opsporen. Vervolgens dé tijdbespaarder als je tegen je deadline aanzit: navigeren. Maar het allergrootste voordeel is dat als je dit eenmalig goed instelt, je veel meer overzicht hebt over de structuur van je scriptie. Je bent eigenlijk aan het structureren. Vier zaken dus die je veel ergernis zullen besparen:
Over elk van deze tijdbespaarders vind je meer info door erop te klikken.
Literatuur
De meest voorkomende fout met literatuurverwijzingen in scripties is dat er wel een verwijzing in de tekst staat, maar dat het werk in de bibliografie ontbreekt. De reden is eenvoudig: je schrijft net lekker, je weet dat de theorie van Cahill uit het artikel van Cahill komt, dus je zet in de tekst (Cahill, 2004), maar uitzoeken in welk vakblad ze het ook weer schreef en welk volume… dat is net een brug te ver als je lekker aan het schrijven bent. En je vergeet dan vaak later om het boek toe te voegen aan de lijst.
Het is een kwestie van discipline, maar ook hier heeft Word gereedschap waardoor een correcte literatuurlijst eenvoudiger wordt. Volg dit recept bij iedere nieuwe bron waarnaar je wilt verwijzen:
Een kookboekreceptje voor literatuur
Voor iedere volgende keer dat je deze bron wilt gebruiken, hoef je alleen de bronnenlijst in Word erbij te pakken en de juiste bron met een dubbelklik in je tekst in te voegen.
Via het menu ‘Invoegen’ – ‘Index en tabellen’ kun je (later) ook de complete literatuurlijst laten samenstellen.
Dit werken met bronvermeldingen werkt alleen maar als je het gedisciplineerd doet. Bijkomend voordeel is dat de verwijzingen in je tekst meteen goed staan. Standaard hanteert Word APA-stijl, maar in het uitklapscherm kun je kiezen voor andere verwijzingsmethoden. Een nadeel is dat je maar op een manier geautomatiseerd kunt verwijzen, namelijk tussen haakjes. Een zin als ‘Volgens Cahill (2004) biedt een tekstverwerker unieke mogelijkheden’ gaat niet. Dat wordt dan: ‘Een tekstverwerker biedt unieke mogelijkheden (Cahill, 2004)’. Dat leidt, zeker in een theoretisch kader dat zwaar leunt op één theorie, nogal eens tot een onleesbare tekst. Om de zin verwijzen naar dezelfde bron is toch al niet zo’n goed idee, maar die verwijzing telkens op dezelfde manier maken is ‘dodelijk’ voor een tekst: je lezer raakt verveeld. En van alles wat een tekst mag doen, is de lezer vervelen wel een van de minst gewenste.
Spelling
Tot slot is het een goed idee om de spellingscheck van Word aan te zetten. Niet automatisch laten verbeteren… dat leidt te vaak tot dwaze verschrijvingen die Word in jouw naam heeft gedaan. Word is bovendien in het Nederlands notoir zwak met samenstellingen. Maar een spellingscheck die een rood golfje onder onbekende woorden zet, helpt je vertikkingen te zien waar je zelf blind voor wordt.