Skip to content

Prioriteren met het Eisenhowerschema

Stop met taken die nergens toe leiden

Het Eisenhowerschema is – weinig verrassend – vernoemd naar Dwight Eisenhower. Dat was generaal van het Amerikaanse leger tijdens de Tweede Wereldoorlog en nadien president. Die had genoeg op zijn bordje. Dus Eisenhower vroeg zich van elke taak af:

  1. Is het belangrijk?
  2. Is het urgent?

Eisenhower maakte vervolgens een schema met vier kwadranten:

Zaken kunnen belangrijk of onbelangrijk zijn. Het vereist soms wat moeite om het verschil te zien, maar als je met je scriptie bezig bent, is bijvoorbeeld binnenkomende mail dus niet belangrijk. Eigenlijk is al het andere dan niet belangrijk. Maar ook binnen je scriptie is niet alles even belangrijk. Als je al heel veel literatuur hebt gelezen, dan is nóg meer lezen niet belangrijk. Als je nog maar net begonnen bent, is de vormgeving niet belangrijk. De inrichting van de vormgeving trouwens wel. Zie daarvoor Structureren met je tekstverwerker. Maar of je de hoofdstukkoppen nu in het ene of het andere lettertype wilt zetten, is echt bijzaak.

Maar dat is volgens het  Eisenhowerschema niet het hele verhaal. Zaken zijn ook in meer of mindere mate urgent. Zo is het belangrijk in een scriptie dat je antwoord kunt geven op je hoofdvraag. Maar als je nog met de inleiding bezig bent, is die kwestie niet urgent. De deurbel is ook zoiets: wel urgent (want als je niet snel gaat kijken, loopt de bezoeker weer weg), maar zolang je niet opendoet niet duidelijk of het belangrijk is of niet.

Lopen we nu het Eisenhowerschema door, dan komen de planningsproblemen door onbelangrijke dingen. Onze telefoon en computer helpen tegenwoordig volop om onbelangrijke dingen onder onze aandacht te brengen. De meeste meldingen die je krijgt, zijn niet belangrijk. Zolang je ze ook als onbelangrijk bestempelt, en je er tijd voor inplant om er iets mee te doen, gaat het goed. Er is niets mis met een halfuur Facebook, Facetime, terugbellen, mail beantwoorden… aan het eind van een werkdag (zie ook de tomatentechniek hieronder). Maar met Outlook, Whatsapp en Facebook, die als je ze verkeerd instelt voortdurend een pop-up geven, krijgen ze urgentie. Ze verstoren je aandacht. Ze verschuiven van ‘onbelangrijk en niet urgent’ naar ‘onbelangrijk, maar urgent’, omdat ze in beeld komen. Dat is planningsfout 3: niet strikt prioriteren.

Efficiency met het Eisenhowerschema

Zaken die wel belangrijk zijn, maar niet urgent, die moet je natuurlijk niet negeren. Dat zijn nu uitgerekend zaken die je moet plannen. Een lijstje met ‘zaken die later nog aan de orde moeten komen’ is een prima basis. Desnoods deel je die zaken in per hoofdstuk. Maar schrijf het wel op. Als je dat lijstje alleen in je hoofd maakt, komt het steeds terug als ‘o, dat moet ik niet vergeten’-gedachte. Die zijn net zo verstorend als dat appje van Dennis. Waardoor je opnieuw tijd kwijt bent aan een niet urgente, maar in dit geval wel belangrijke taak. Als je ineens iets te binnen schiet, is er niets op tegen om het op te schrijven. Maar dat is alles wat je er op dat moment mee doet.

Zaken die niet urgent en niet belangrijk zijn, daar moet je je volgens het Eisenhowerschema niet mee bezig houden. Dus alles wat leidt tot dat soort zaken, wilde Eisenhower elimineren. Maak afleiding moeilijk.

Blijft over: zaken die urgent en belangrijk zijn. Die moet je gewoon doen, te beginnen met een planning om overzicht te krijgen.

Eisenhower kwam uiteindelijk uit op ‘do’, ‘plan’, ‘delegate’ en ‘eliminate’. Dat is leuk als je assistenten hebt, maar bij gebrek eraan kun je je tijd wel efficiënter besteden. Een goed alternatief voor Eisenhower’s viertal is ‘do’, ‘plan’, ‘negeer (minimaliseer)’, ‘stel uit/af’. Je doet dat met behulp van de pomodorotechniek.

Niet strikt prioriteren

Als je onbelangrijke dingen prioriteit geeft boven belangrijke dingen, dan ben je dus eigenlijk drukdrukdruk met onbelangrijke dingen en kun je net zo goed niet plannen. Daar komt bij, dat door ze toe te laten als verstoring, je geen overzicht meer hebt. Iedere keer als je bezig gaat met iets onbelangrijks, haalt dat je aandacht weg bij waar je eigenlijk mee bezig was. ‘Effe gauw een appje beantwoorden’ wordt dan ‘Effe gauw dat appje beantwoorden. O, en Dennis heeft ook nog iets gestuurd. O, er zit een filmpje bij. Even kijken. Lachen zeg. Even doorsturen. Naar wie ook weer? O, Karlijn... maar die heeft een nieuw nummer. Even doorvoeren. En nu weer aan de slag. Waar was ik ook weer mee bezig?’ En vooral dat laatste stukje (‘Waar was ik ook weer mee bezig’) kost zeeën van tijd (40 procent extra tijd, nog afgezien van de tijd die je kwijt bent aan de afleiding zelf). Dat je de neiging hebt om vooral lekker af te dwalen in ‘snackjes’ als e-mail en whatsapp, ligt niet aan jou. Het zit in onze ‘bedrading’ om de voorkeur te geven aan taken die niet al te veel hersenactiviteit kosten. Maar daar kun je dus wel iets tegen doen: ze de pop-upjes uit, leg je telefoon weg en houd je aan je planning (zie ook de pomodorotechniek).