Plannen heeft alleen zin als je je ook aan een planning houdt. Toch zijn studenten die we vragen om een lijstje bij te houden van wat ze zoal doen op een dag vaak verrast door hoeveel tijd er verloren gaat aan relatief onbelangrijke zaken. Een koffiepauze loopt uit, even een filmpje op Youtube kijken wordt een hele reeks filmpjes, webshoppen loopt volledig uit de hand en dat ene level van dat spelletje… dat werden er iets meer. Dat is geen planning meer, dat is uitstel.
Fout vier is om het roer 180 graden om te gooien: ‘En nu is het afgelopen’.
Wanneer is een planning nu te strak en wanneer is ie te lief? Dat vroeg Francesco Cirillo zich ook af. Hij kreeg maar niets voor elkaar omdat iedereen hem voortdurend van z’n werk hield. Spoiler: veel managers zijn op die manier alleen maar brandjes aan het blussen, en komen niet meer toe aan taken die meer hersenactiviteit vergen.
Cirillo bedacht de volgende list: hij deelde zijn planning op in taken die hij in 25 minuten kon afronden. Bijvoorbeeld: ‘Je moet voor jezelf nagaan of het onderwerp je interesseert’ kun je timeboxen in 25 minuten internet afstruinen naar informatie over het onderwerp en 25 mindmappen om zoveel mogelijk interessante kanten (en eventueel: ook oninteressante kanten) van het onderwerp op papier te krijgen.
Vervolgens pak je een eierwekker. In Nederland hebben die vaak de vorm van een ei, maar in Italië zijn ze ook vaak in een tomaten-uitvoering. (vandaar de naam van deze techniek: pomodoro betekent ‘tomaat’ in het Italiaans).
Het is verleidelijk om, zeker als de deadline dichterbij komt, elke minuut in je scriptie te steken. Dat is niet verstandig. Zestien uur per dag geconcentreerd bezig zijn, dat houdt niemand lang vol. Als je voor een tentamen aan het leren bent, en je haalt een paar dagen door, dan zal het nog wel gaan. Maar een scriptie duurt langer dan een paar dagen. Dus zo’n 8:00-22:00 uur-planning met twee keer een halfuurtje eetpauze, dat leidt alleen maar tot teleurstellingen. Beter is om rustmomenten en vrije tijd in te bouwen in je planning. De kans neemt enorm toe dat je het voor elkaar krijgt om de planning te halen.
Je besteedt 25 minuten in concentratie aan deze taak. Tijdens die 25 minuten negeer je verstoring. Er zit een grens aan dat negeren – als er zwarte rook uit de keuken komt, zitten we in het Eisenhouwerschema niet meer in het kwadrant ‘urgent, niet belangrijk’ maar in het kwadrant ‘urgent, belangrijk’. Als er zaken zijn uit het kwadrant ‘niet urgent, belangrijk’, noteer die dan kort op een apart vel papier. Als iemand je komt storen, leg dan uit dat je in een pomodoro zit en dat je er over vijftien (of zoveel minuten als er nog resteren) minuten weer bent. De eerste keer dat je dat bij iemand doet, kun je verzekerd zijn van enige skepsis, maar het went.
Na de taak neem je vijf minuten pauze. Ook weer per eierwekker. In die vijf minuten mag alles. Facebook. Spelletjes. Tour de France. Koffie zetten. Verzin het maar.
Daarna volgt een nieuw blok van 25 om 5.
Na vier blokken (= 2 uur) neem je een halfuur pauze.
Na drie blokken van twee uur + half uur rond je de dag af met het maken van een to do list voor de volgende werkdag.
De aardigheid is, dat deze blokken van concentratie, afgewisseld met afgebakende blokjes van ontspanning, enorm veel productiever zijn dan als je ‘al multitaskend’ alle afleiding blijft inbouwen in de tijd waarin je je eigenlijk had voorgenomen om je te focussen.
Waarmee je eigenlijk al een beetje begonnen bent met taak twee: over het onderwerp lezen. Wat daarvoor nodig is, is relevante leesstof. Ofwel: naar de bibliotheek, of naar internet. Als je opdrachtonderzoek doet, ga dan ook eens uitgebreid bij je opdrachtgever praten… het liefst met verschillende mensen van verschillende managementlagen.
Je bent natuurlijk niet de eerste die met dit stukje van het scriptieschrijfproces worstelt. Lees hieronder hoe het bij anderen ging, en wat Bureau Scriptiehulp eraan heeft gedaan…