Dit moet je eigenlijk omdraaien: hoeveel tijd heb je? Je kunt het takenlijstje hierboven niet doen in een dag. Dat is eenvoudigweg te weinig voor al die deeltaakjes. Maar wat vaker fout gaat, is dat je veel te veel tijd besteed aan een taak zonder duidelijk doel voor ogen. Sommige studenten verliezen zich echt in het ‘inlezen’ op een onderwerp. En redelijk vaak zijn docenten daar de oorzaak van: die blijven je maar artikelen sturen. Als je het idee hebt dat je ze allemaal moet lezen omdat ze nu eenmaal komen van degene die jou straks een cijfer moet geven, dan kun je als het tegenzit een halfjaar alleen maar aan het lezen zijn.
Timeboxen is in een planning vaak een goed idee. Je bedeelt dan tijd toe aan elke taak. Die tijd besteed je er ook aan. Daarna ga je door met de volgende taak, ook al is de vorige niet helemaal af. Je zult merken dat je voor sommige taken echt te weinig of te veel tijd hebt ingeruimd. Daarom moet je zo’n planning met tijdvakken ook nooit al te ver vooruit maken. Doe je dat wel, dan ben je veel tijd kwijt aan het maken van een planning, en aan het bijstellen van die planning. Een week vooruit plannen en na die week een nieuw stuk van het project plannen is veel efficiënter.
Geruststellend is dat het niet helemaal aan jou ligt: ook bij grote bedrijven met echte projectmanagers gebeurt dat. Daarom lopen zo veel projecten ook zoveel vertraging op, of vallen ze stukken duurder uit. Als je merkt dat je stelselmatig te optimistisch bent met tijdsinschatting, plan dan meer tijd in voor je taken. Maar kijk eerst eens even of je wel alle tijd die je ingepland hebt, ook echt aan de taak hebt besteed.
Timeboxen is alleen maar slim, als je realistisch plant. En gebrek aan realisme is dan ook een veel voorkomend probleem. Da’s fout 2.